The Better Meeting
ការប្រជុំដ៏ល្អ
ត្រូវធ្វើឡើងតាមរបៀបណាខ្លះ?
ខាងក្រោមនេះជាគន្លឹះ ១០ ចំណុចដែលជួយឲ្យប្រិយមិត្តអ្នកអានក្នុងការរៀបចំការប្រជុំមួយដោយប្រសិទ្ធភាព៖
១) អ្នកដឹកនាំក្រុម
តើអ្នកណាជាអ្នកទទួលខុសត្រូវលើការប្រជុំរបស់អ្នក? អ្នកណានឹងធ្វើការសម្រេចចិត្តនៅក្នុងការប្រជុំនេះ? តើអ្នកណាជាធ្វើការសម្រេចចិត្តថា ការប្រជុំចាប់ផ្តើម បញ្ចប់ ឬ ផ្លាស់ប្ដូរនៅពេលណា? នេះជាមូលហេតុដែលការប្រជុំរបស់អ្នកត្រូវមានអ្នកដឹកនាំក្រុម ម្នាក់ទទួលខុសត្រូវលើចំណុចទាំងនេះ។
២) បង្កើតគោលដៅនៃការប្រជុំ
នៅពេលប្រជុំ អ្នកដឹកនាំត្រូវដឹង និង យល់ឲ្យបានច្បាស់ជាទីបំផុតថា តើគោលដៅការប្រជុំធ្វើឡើងដើម្បីអ្វី? ការកំណត់គោលដៅការប្រជុំរបស់អ្នកបានលុះត្រាតែអ្នកដឹកនាំក្រុម ស្គាល់ពីអ្វីដែលជាការចង់បាន គំនិត មតិ ឬ គោលបំណងរបស់សមាជិកក្រុមជាមុនសិន ដើម្បីជួយឲ្យសមាជិកក្រុមទាំងមូលអាចធ្វើដំណើរឆ្ពោះទៅរកគោលដៅ នោះ។
៣) លើកឡើងពីលក្ខខណ្ឌនានាត្រៀមទុកមុនពេលប្រជុំ
សម្រាប់អ្នកដឹកនាំក្រុម មុននឹងប្រជុំ ត្រូវបង្ហាញ ឬ ពណ៌នាគោលដៅពីអ្វីដែលសមាជិកនៅក្នុងក្រុមម្នាក់ត្រូវត្រៀមមុនពេល មកប្រជុំ។ សមាជិកម្នាក់ៗត្រូវរៀបចំគំនិត ឬ មតិយោបល់ដែលជាទស្សនរបស់ខ្លួនជាមុនសិនឲ្យបានល្អប្រសើរ។ ប្រការនេះជាការធានាឲ្យមានប្រសិទ្ធភាព និង ទំនួលខុសត្រូវពីសមាជិកម្នាក់ៗ ដើម្បីឲ្យកិច្ចប្រជុំមួយធ្វើឡើងប្រកបដោយភាពជោគជ័យ។
៤) កំណត់ចំនួនអ្នកចូលរួម
មកដល់ចំណុចនេះអ្នកត្រូវយល់ថា ការប្រជុំដែលមានមនុស្សកាន់តែច្រើន ប្រសិទ្ធភាពនៃការប្រជុំនោះក៏កាន់តែតិចទៅតាមនោះដែរ។ សមាជិកខ្លះ មិនសូវយកចិត្តទុកដាក់ស្តាប់នោះឡើយ ឬ ក៏និយាយកាត់នៅកំឡុងពេលមានការពិភាក្សា ដែលនេះរំខានទៅដល់ការប្រជុំទាំងមូល។ ដំណោះស្រាយដ៏ល្អ គឺត្រូវអញ្ជើញសមាជិកសំខាន់ៗឲ្យមកចូលរួមក្នុងការប្រជុំ ហើយចែកចាយពីលទ្ធផលនៃការប្រជុំបន្តទៅសមាជិកដទៃទៀតដែលមិនបាន ចូលរួម។
៥) អនុញ្ញាតឲ្យសមាជិកម្នាក់ៗបញ្ចេញទស្សនៈបានគ្រប់ៗគ្នា
តើអ្នកចង់ឲ្យការប្រជុំរបស់អ្នកទទួលបានផ្លែផ្កាដែលឬទេ? ចម្លើយនោះអ្នកពិតជាចង់។ ប៉ុន្តែ បើប្រធានក្រុមគិតតែនិយាយតែឯង មិនផ្តល់ឱកាសឲ្យសមាជិកផ្សេងទៀតបញ្ចេញទស្សនៈរបស់ខ្លួនស្មើៗ គ្នាទេនោះ មិនយូរមិនឆាប់កិច្ចប្រជុំដ៏គួរឲ្យធុញមួយនឹងកើតឡើងជាមិនខាន។ សូមផ្តល់ឱកាសឲ្យសមាជិកគ្រប់រូបបញ្ចេញទស្សនៈរបស់ពួកគេ ហើយបើការប្រជុំនោះចំណាយពេលយូរ ត្រូវអនុញ្ញាតឲ្យពួកគេបានសម្រាកបន្តិចមុននឹងចាប់ផ្តើមបន្តទៅ ទៀត។
៦) កុំភ្លេចគោលការណ៍បោះឆ្នោត
មើលទៅការប្រជុំរបស់អ្នកហាក់មានលក្ខណៈផ្លូវការដូចការប្រជុំសភា ខ្លាំងណាស់ តែតាមការពិតទៅការជ្រើសរើសយកគោលការណ៍នេះគឺពិតរឿងត្រឹមត្រូវ។ មានមតិខ្លះនៅក្នុងការប្រជុំអាចធ្វើឲ្យអ្នកដឹកនាំក្រុមពិបាក សម្រេច។ យ៉ាងណាមិញ ការបោះឆ្នោតលើជម្រើសដែលបានលើកឡើងនីមួយៗ នឹងអាចដោះស្រាយបញ្ហាទាល់ច្រកនេះបាន និង មើលទៅវាមិនមានលក្ខណៈផ្ដាច់ការផង មុនជ្រើសរើស ឬ ផ្អឹបទុកគំនិតយោបល់របស់សមាជិកណាម្នាក់។
៧) ទុកស្លាយមួយឡែក ហើយប្រើក្តារខៀនជំនួសវិញ
ស្លាយសម្រាប់ដាក់បញ្ចាំងនៅផ្ទាំងក្រណាត់ស ឬ ក្តារខៀនគួរទុកមួយឡែកសិន ព្រោះថានៅពេលប្រជុំ សមាជិកនីមួយៗនឹងមានគំនិត ឬ គន្លឹះថ្មីៗជាច្រើនទៀតដែលនឹងត្រូវកត់ត្រា និង ដាក់បង្ហាញសម្រាប់សរសេរពន្យល់ណែនាំ។ អ្នកដឹកនាំក្រុមត្រូវសរសេរចំណុចសំខាន់ ឬ គូរជារូបភាព ពាក្យគន្លឹះជាដើម ធ្វើយ៉ាងម៉េចឲ្យសមាជិកក្នុងក្រុមអាចយល់បានពីអ្វីដែលមាននៅលើ ក្តារខៀននោះ។
៨) កុំប្រជុំនៅថ្ងៃចន្ទដើមសបា្តហ៍
ហេតុអ្វីបានជាអ្នកមិនគួរប្រជុំនៅថ្ងៃចន្ទ? ជាការពិតថ្ងៃចន្ទគឺជាថ្ងៃដើមសបា្តហ៍ ហេតុដូច្នេះសមាជិកភាគច្រើនមិនបានត្រៀមទុកជាមុននូវអ្វីដែល ត្រូវគ្រោងទុកសម្រាប់ការប្រជុំនោះឡើយ។ ការប្រជុំដែលមានស្តង់ដារ គឺជាការប្រជុំដែលសមាជិកក្រុមនីមួយៗបានត្រៀមទុកជាមុន យ៉ាងហោចណាស់ឲ្យបានមួយថ្ងៃមុនដែរ ហើយត្រូវអ៊ីមែល ឬ ផ្តល់ព័ត៌មានលម្អិតពីអ្វីដែលនឹងលើកឡើងនៅពេលប្រជុំដូចជា បញ្ហាការងារ អ្វីដែលត្រូវធ្វើក្នុងសបា្តហ៍នេះ ឬ សបា្តហ៍ក្រោយជាដើម។
៩) បញ្ចប់ការប្រជុំស្របតាមពេលកំណត់
នៅពេលដែលការប្រជុំមួយបានដំណើរការលើសពីពេលវេលាដែលបាន គ្រោងទុក វាលែងទៅជាការប្រជុំមួយដែលមានស្តង់ដារទៀតហើយ ពោលវានឹងអាចធ្វើឲ្យប៉ះពាល់ដល់អារម្មណ៍របស់សមាជិកក្នុងក្រុម។ នេះបញ្ជាក់ថា ប្រសិទ្ធភាពក្នុងពេលប្រជុំក៏បាត់បន្តិចទៅតាមនេះដែរ ហើយក្រោយមកការយកចិត្តទុកដាក់ស្តាប់របស់ពួកគេ ប្រហែលនឹងត្រូវសាបរលាបដែរ។ ជាការល្អ នៅពេលប្រជុំមួយ អ្នកដឹកនាំគួរតែចាត់ចែងអ្នកណាម្នាក់ ធ្វើជាអ្នកគ្រប់គ្រងពេលវេលាប្រជុំ សម្រាប់បញ្ជាក់ពីពេលដែលត្រូវប្រជុំ ឬ ពេលវេលាដែលនៅសេសសល់ក្នុងពេលប្រជុំនោះ។
១០) បង្កើតគម្រោងអនុវត្ត
តើអ្នកចូលរួមត្រលប់ទៅវិញជាមួយអ្វីខ្លះ? ចម្លើយនោះគឺមិនមែនទៅដោយដៃទទេនោះទេ ពោលគឺត្រូវបញ្ជាក់ពីតួនាទីរបស់សមាជិកក្រុមដែលត្រូវធ្វើនៅជំហាន បន្ទាប់តាមរយៈការបង្កើតគម្រោងអនុវត្តមួយឲ្យពួកគេ។ គម្រោងនេះ ត្រូវសរសេរលម្អិតពីវិធីសាស្ត្រ លក្ខខណ្ឌនានា និង ទំនួលខុសត្រូវរបស់សមាជិកក្រុមឲ្យបានច្បាស់លាស់ដើម្បីយកទៅ អនុវត្ត៕
·
0
